Nederlandse Natuurkundige Vereniging

Bestuursreglement

Artikel 1. Algemeen

• Het bestuur regelt de activiteiten van de vereniging naar beste weten in overeenstemming met de statuten en het huishoudelijk reglement.
• Het bestuur is hiervoor verantwoording schuldig aan de algemene vergadering, ook daar waar het bepaalde activiteiten aan commissies e.d. heeft gedelegeerd.
• Van alle activiteiten van voldoende belang houdt het bestuur de leden voortdurend op de hoogte door middel van de verenigingsperiodiek (zie Artikel 5).
• Het bestuur streeft bij het stellen van de kandidaten voor het bestuur naar voldoende vertegenwoordiging van de verschillende aspecten en centra van het natuurkundig leven.

Artikel 2. Wetenschappelijke vergaderingen, symposia en congressen

• Het bestuur benoemt uit zijn midden twee leden voor het leiden en organiseren van de gewone wetenschappelijke vergaderingen. Tevens wordt een portefeuillehouder NNV-periodiek benoemd (zie Algemeen Huishoudelijk Reglement artikel 7).
• Het bestuur benoemt incidentele symposiumcommissies voor de symposia over speciale wetenschappelijke onderwerpen, of een aantal leden in gemengde symposiumcommissies met andere verenigingen. Het bestuur benoemt uit zijn midden een symposiumcommissaris, die q.q. aan alle symposiumcommissies wordt toegevoegd waaraan de NNV meewerkt.
• Het bestuur benoemt incidentele congrescommissies voor de congressen over speciale wetenschappelijke onderwerpen, of een aantal leden in gemengde congrescommissies met andere verenigingen. Het bestuur benoemt uit zijn midden een congrescommissaris, die q.q. aan alle congrescommissies wordt toegevoegd waaraan de NNV meewerkt. De congrescommissaris mag dezelfde persoon zijn als de symposiumcommissaris. Congressen als hier bedoeld onderscheiden zich van symposia door meer buitenlandse deelneming en in verband daarmee in het algemeen door hogere financiële lasten. Aan alle commissies van congressen met financiële consequenties wordt q.q. de penningmeester van de NNV toegevoegd. De congrescommissaris en de penningmeester houden een schema bij van de telkenmale bij congressen te verrichten organisatorische handelingen.

Artikel 3. Bureau van de vereniging

• Het bestuur benoemt een bureausecretaris, die geen lid van het bestuur behoeft te zijn, maar dan wel de vergaderingen van het bestuur kan bijwonen met adviserende stem. Hij is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken op het bureau van de NNV.
• Op het bureau worden door een administrateur/trice, die geen lid van de NNV hoeft te zijn, voor het bestuur de volgende werkzaamheden verricht:  
• voor de secretaris: het bijhouden van de leden- en begunstigersadministratie, het uitvoeren van de correspondentie, het convoceren en notuleren van de algemene bestuursvergaderingen, het bewaren van het archief;
• voor de penningmeester: het innen van de contributies en het verzorgen van de boekhouding;
• voor de symposium- en congrescommissies: het verlenen van hulp bij het convoceren en organiseren van de symposia, resp. de congressen, waarvan de organisatie bij de NNV berust;
• voor de overige functionarissen: het uitvoeren van daarvoor in aanmerking komend werk, zoals de administratieve afwerking en verzending van de NNV-periodiek;
• voor leden en eventueel niet-leden: het verstrekken van inlichtingen, eventueel ook het voorlichten van de pers, overeenkomstig hem/haar verstrekte instructies;
• Alle verdere werkzaamheden hem/haar door de bureausecretaris opgedragen. De verantwoordelijkheid voor de aan de administrateur/trice opgedragen werkzaamheden blijft berusten bij de betrokken functionaris.

Artikel 4. Adviesraad

• Ter ondersteuning van het bestuurswerk, met name op het gebied van de NNV-periodiek en voorjaarsvergaderingen, bestaat er een Adviesraad.
• De voorzitters van de Secties en Kringen van de NNV (zie Artikel 6) vormen deze adviesraad. De raad kan worden aangevuld met vier tot zes leden, die op persoonlijke titel zitting hebben.  
• Genoemde voorzitters kunnen zich doen vervangen door, door hen aan te wijzen, vertegenwoordigers uit eigen kring of sectie.
• De taak van de adviesraad is het gevraagd of ongevraagd adviseren van het bestuur in zaken die het beleid van de vereniging regarderen respectievelijk het belang van de NNV-leden dienen.
• De adviesraad vergadert in elk geval eenmaal per jaar te zamen met het DB. In deze vergadering zijn de hoofdredacteur van de NNV-periodiek en de organisatoren van de voorjaarsvergadering als waarnemer/adviseur aanwezig.
• De NNV-voorzitter zit de vergadering sub '5' voor, en kan andere (bestuurs)leden van de vereniging voor speciale aandachtspunten ter vergadering uitnodigen.
• De adviesraad is vrij zich uit zijn midden een (eigen) voorzitter te kiezen voor de andere, niet onder sub '5' vermelde, door de raad te beleggen vergaderingen.
• Het bestuur, de algemene ledenvergadering gehoord hebbend, benoemt c.q. dechargeert de leden op persoonlijk titel (zie sub '2').

Artikel 5. Periodiek

• Een NNV-periodiek (zie Algemeen Huishoudelijk Reglement artikelen 3, 19 en 20) zal worden geredigeerd door een eigen redactie bestaande uit een hoofdredacteur, bijgestaan door redactieleden en door een redactiesecretaris.
• Het bestuur benoemt en ontslaat in overleg met de adviesraad de leden van de redactie. De redactie heeft tot taak:
• een omschreven redactiebeleid te voeren;
• jaarlijks een basisbegroting voor de NNV-periodiek op te stellen;
• mede naar aanleiding van de financiële resultaten voortgangsbesprekingen te beleggen met de uitgever van de NNV-periodiek.
• Al deze taken geschieden in overleg met de portefeuillehouder (zie Artikel 2.1).

Artikel 6. Kringen en secties

• Het bestuur kan de oprichting van kringen goedkeuren, die in een bepaald geografisch gebied de belangen der leden behartigen. Deze kringen kiezen hun eigen bestuur en stellen hun eigen reglement vast, dat ter kennis van het bestuur wordt gebracht, maar niet in strijd mag zijn met het algemeen reglement voor de kringen hieronder toegevoegd.
• Het bestuur kan het optreden van secties goedkeuren, die een bepaald onderdeel of aspect van de natuurkunde tot werkterrein hebben. Hun reglement behoeft telkenmale de goedkeuring van het bestuur. Na verkregen goedkeuring wordt het aan de leden van de NNV bekend gemaakt. 
• Het bestuur stelt de secties op grond van een ingediende begroting gelden ter beschikking voor administratieve en organisatorische onkosten. De secties zijn vrij binnen de toegestane begrotingen verplichtingen aan te gaan. Voor bijzondere doeleinden kunnen door het bestuur van de secties gemotiveerde verzoeken om extra middelen bij het bestuur worden ingediend.
• Het bestuur van een sectie bestaat uit tenminste drie leden; zij worden benoemd door het bestuur van de NNV op voordracht van de sectie c.q. de initiatiefnemers van een nieuwe sectie. De zittingsduur bedraagt drie jaar.
• Het bestuur van de sectie kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester (of een secretaris-penningmeester). De voorzitter (of zijn plaatsvervanger) neemt deel aan de vergadering van het NNV-bestuur met de sectievoorzitters (Adviesraad).
• Er worden huishoudelijke sectievergaderingen gehouden, zo dikwijls de voorzitter of twee andere bestuursleden dit wensen of indien tien leden van de sectie hiertoe een schriftelijk gemotiveerd verzoek bij het bestuur hebben ingediend.
• De secretaris brengt jaarlijks voor het einde van het kalenderjaar verslag uit over de werkzaamheden van de sectie aan het bestuur van de NNV. Aan dit verslag wordt door de penningmeester toegevoegd een financieel overzicht alsmede een begroting van de voor het volgende jaar benodigde gelden.
• Het sectiebestuur is gehouden het bestuur van de NNV alle verlangde inlichtingen betreffende de sectie te verschaffen.
• Optreden naar buiten als sectie van de NNV behoeft de toestemming van het NNV-bestuur, als laatst-verantwoordelijke.
• Een sectie organiseert minstens één maal per jaar een activiteit voor haar leden. Bij langdurig uitblijven van initiatief heeft het NNV-bestuur de mogelijkheid het sectiebestuur te ontbinden. 

Artikel 7. Zusterverenigingen

• Met aanverwante verenigingen, zoals de in artikel 18 van het Algemeen Huishoudelijk Reglement 'genoemde, kan het bestuur afspraken treffen over wederzijdse faciliteiten, gemeenschappelijke secties, symposia, congressen of vergaderingen enz.. Deze afspraken mogen niet in strijd zijn met het Algemeen Huishoudelijk Reglement of met het Bestuursreglement. Zij worden ter kennis van de leden van de NNV en de betrokken vereniging gebracht.

Artikel 8. Internationale betrekkingen

• Het bestuur treedt op als de Nederlandse natuurkundige raad van de Union de physique (IUPAP) en kan als zodanig ook met andere instanties in verbinding te treden. In deze functie kan het bestuur zich eventueel door het assumeren van extra-leden uitbreiden.

Artikel 9. Incidentele commissies

• Voor alle onderwerpen op het gebied van de NNV kan het bestuur incidentele commissies instellen, zoals voor vragen uit onderwijs of industrie, natuurkundig taalgebruik, enz.. Van deze commissies wordt mededeling gedaan aan de leden in de NNV-periodiek met opgave van samenstelling, eventueel latere wijzigingen hierin, en het adres van het secretariaat.